3 Tips agar Terdengar Lebih Profesional dalam Email Kerja
Di era modern, pekerjaan Anda mungkin mengharuskan Anda mengirim email ke rekan kerja, bos, klien, dan banyak lagi.
Email Anda bukanlah pesan sederhana; itu mewakili siapa Anda sebagai karyawan profesional. Oleh karena itu, Anda ingin memastikan bahwa setiap email yang dikirim ditulis dengan baik dan mudah dibaca.
Jika perusahaan Anda menggunakan program tertentu - seperti Microsoft Outlook, misalnya - Anda mungkin ingin mempelajari cara mendaftar pemformatan pesan . Terlepas dari platform yang Anda gunakan untuk perpesanan, ada berbagai tip penting yang harus Anda perhatikan sebelum mengklik kirim di email Anda.
windows 10 mengatur ulang izin
Berfungsi dalam bidang profesional dapat menjadi tantangan bagi siapa pun, tetapi mungkin terutama bagi mereka yang mengelola gejala penyakit mental atau masalah kesehatan mental lainnya.
Untungnya, ada banyak alat yang tersedia online untuk membantu Anda mengelola penyebab stres ini, mengembangkan mekanisme penanganan yang baik, dan membagikan perasaan Anda. Klik disini untuk informasi lebih lanjut dan artikel yang dapat memberikan wawasan lebih lanjut dan akses ke pengobatan, jika perlu.
Koreksi Email Pekerjaan Anda
Alat paling penting dan berharga yang Anda miliki adalah proofreading. Sebelum Anda berpikir untuk mengirim email, pertimbangkan pertanyaan penting: apakah email Anda masuk akal secara tata bahasa dan logis?
Periksa kesalahan tata bahasa apa pun dengan menggunakan pemeriksa ejaan email yang telah dibuat sebelumnya, jika tersedia. Jika Anda meragukan pemeriksa ejaan Anda, jangan takut untuk memanfaatkan sumber daya dari luar (seperti kamus online).
apa singkatan dari ios
Kesalahan tata bahasa lain yang harus diperhatikan mungkin termasuk:
- Penggunaan huruf kapital yang salah
- Penggunaan tanda baca yang salah (koma, titik koma, dll.)
- Gaya dan nada penulisan yang tidak sesuai untuk pengaturan profesional
- Penggunaan yang salah dari kata benda yang tepat - ini sangat penting saat berbicara dengan orang lain; beberapa hal yang lebih memalukan daripada salah mengeja nama seseorang (atau sesuatu) penting!
Setelah email Anda siap, bacalah dengan lantang untuk melihat apakah itu masuk akal. Terkadang, Anda dapat mengetahui apakah kalimat salah hanya dari bunyinya.
Dari sana, Anda dapat melakukan koreksi apa pun untuk memastikan bahwa aliran email secara keseluruhan konsisten.
Terakhir, dan jika Anda punya waktu, simpan email sebagai draf, dan tinggalkan. Anda juga dapat meminta teman dekat atau keluarga untuk membaca email Anda untuk melihat apakah mereka melihat kesalahan.
Aturan praktis yang baik adalah hanya menekan kirim ketika Anda merasa yakin bahwa Anda telah mengoreksi dan mempertimbangkan kembali semua yang ada di pesan Anda dengan kemampuan terbaik Anda.
Ringkas dalam Email Kerja
Semua orang di perusahaan Anda memiliki tanggung jawab untuk ditegakkan, jadi menghargai waktu mereka dengan membuat email yang ringkas akan sangat membantu. Dengan membuatnya singkat, manis, dan to the point, Anda bisa mendapatkan jawaban yang jelas dengan segera dan melanjutkan hari Anda.
Pertama, pastikan bahwa pesan Anda menyertakan paragraf pendek dan mudah dipahami. Faktanya, setiap paragraf tidak harus lebih dari dua kalimat.
Misalkan email Anda mengharuskan Anda untuk menulis beberapa paragraf panjang penuh. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menjadwalkan pertemuan langsung dengan siapa pun yang Anda kirimi email untuk meminimalkan kebingungan dan miskomunikasi.
Pastikan setiap paragraf Anda hanya memuat informasi yang relevan. Meskipun menggoda untuk memasukkan detail kecil yang dapat membantu penerima Anda memahami pesan Anda, tetapi dengan memotong tambahan tersebut, Anda dapat membuat email yang pendek dan langsung.
Jenis pesan ini seringkali lebih mudah dipahami oleh pembaca, dan pihak penerima kemungkinan akan mengajukan pertanyaan klarifikasi sebagai tanggapan jika diperlukan.
tidak dapat melepas pin dari bilah tugas
Cara lain yang bermanfaat untuk menggunakan bahasa ringkas adalah berhati-hati dalam menggunakan kata kerja. Misalnya, sesuatu seperti saya ingin dapat mengirim laporan dapat disingkat menjadi Saya mengirim laporan.
Dalam skenario ini, Anda akan menghilangkan kata kerja to be dan menggantinya dengan kata kerja aktif yang menghilangkan kata-kata.
Tulis dengan nada hormat
Di atas segalanya, sampaikan pesan Anda dengan hormat.
Agresi dalam email dapat terlihat sebagai tindakan yang kejam karena penerima tidak berbicara kepada Anda secara langsung. Anda dapat menghindari nada tidak disengaja ini, bahkan saat menyampaikan berita buruk, dengan menyeimbangkan hal negatif dengan hal positif.
Misalnya, jika Anda ingin mengkritik kinerja karyawan, Anda dapat memulai kalimat dengan mengatakan sesuatu yang positif dan mengakhirinya dengan kritik Anda.
Selain itu, hindari menggunakan tapi . Ini meniadakan paruh pertama kalimat, jadi meskipun Anda memulai dengan sesuatu yang positif, menggunakan tetapi dapat membuat seseorang berpikir Anda tidak jujur. Jadi, ganti but dengan dan agar kedua pernyataan tetap benar.
permukaan pro 4 mouse menghilang
Anda mungkin juga berpikir untuk memasukkan tanda tangan pendek di akhir pesan Anda. Tanda tangan ini dapat membantu menyampaikan kontak penting dan informasi pribadi kepada penerima Anda.
Jika mau, buka setelan email Anda dan siapkan tanda tangan yang menyertakan nama Anda, nomor telepon kontak, dan situs lain yang berafiliasi dengan Anda.
Jika perusahaan Anda memiliki logo, Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan visual sebagai bagian dari tanda tangan Anda. Hasilnya adalah email yang terdengar dan terlihat profesional, yang mempertahankan nada hormat.
Kesimpulan
Salah satu hal utama yang perlu diingat adalah membuat pesan pendek, ringkas, dan bebas kesalahan sebaik mungkin, bahkan dalam email yang lebih kasual. Dengan melakukan itu, Anda akan menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda menghormati mereka, dan Anda mengatakan kepada diri sendiri bahwa Anda memang profesional yang Anda ingin orang lain melihat Anda sebagai diri Anda.
